18 Март 2011

Делопроизводство




Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлин-ным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Что влияет на приобретение документом юридической силы? Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена уста-новленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов (наименования организации — автора документа, подписи или грифа утверждения, регистрационного индекса и даты документа, печати и др.).
Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает — первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государст-вами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик — это документ в предварительной редакции. Чер-новой документ — рукописный или машинописный документ, от-ражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служеб-ных документов оригиналом является беловик, подписанный со-ответствующими должностными лицами, а также заверенный (в ряде необходимых случаев) печатью.
Выделяют также автографы — документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ — документ, све-дения об авторе, времени и месте создания которого, содержа-щиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтвер-ждают достоверность его происхождения. Таким образом, доку-мент в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником офици-ального документа. Это может быть первый или единичный эк-земпляр оригинального документа. Дубликат документа — по-вторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридиче-скую силу.
Копийность документов. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридиче-скую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia — множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются следующие варианты.
» Выписка — копия части документа. Выписка должна со-держать воспроизведение части текса документа по определен-ному вопросу.
» Особый вид — фото и светокопии, отличительной чер-той которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных ав-томатически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий:
1. копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшиф-ровку печатей, подписей должностных лиц;
2. должно быть свидетельство юридической силы копии документа — отметка о заверении.
Заверение копий должно производиться самой организацией (ее должностным лицом) или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учреди-тельных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.