18 Март 2011

Делопроизводство




Техническое документирование
Техническое документирование является способом запе-чатления технической мысли. Технические документы — обоб-щающее название документов, отражающих результат строи-тельного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, и изготовлению изделий промышленного произ-водства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расче-ты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Фото-, кино-, видеодокументирование
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов со-стоит в том, что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получа-ются копии документов.
Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный до-кумент, созданный кинематографическим способом. Кинодоку-мент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую инфор-мацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудио-визуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.
Документы на машинных носителях
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются спе-циальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной ма-шиной.
Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с тради-ционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
Для создания документов используются различные матери-альные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кино-пленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:
» бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процес-сов — термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.);
» микроносители визуальной информации;
» звуконосители;
» видеоносители;
» магнитные носители;
» перфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.
Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы челове-ческой деятельности определили появление документов на но-вейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информа-ции.
Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, ко-торые в отличие от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование техни-ческих средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.
Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Документы на новейших носителях информации делят на:
» документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски);
» документы на оптических носителях информации (оп-тические документы) — микрографические документы (микро-фильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, инфор-мация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);
» документы на голографических носителях информации (голограммы).
СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА
Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответ-ствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.