18 Март 2011

Делопроизводство




Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно вы-делить две категории документов, в которых ярко выражена ком-муникативная функция:
» документы, ориентированные в одном направлении (за-коны, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, док-ладные записки и др.);
» документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция — документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многооб-разны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закреп-ляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функ-цией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, вле-кущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные докумен-ты (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказатель-ством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демо-графическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бух-галтерский, оперативный, — отражаются в статистических и фи-нансово-экономических документах, плановой, отчетной доку-ментации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно дейст-вующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат зрелости» выполняет информационную, культурную, социальную, правовую функции и функцию истори-ческого источника.
СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Документирование — запись информации на различных но-сителях по установленным правилам.
Носитель документированной информации — материаль-ный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов (простые, ме-ханические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магни-тофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.
Текстовое документирование
Текстовой документ — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и от-дельных лиц.