18 Март 2011

Делопроизводство




» работы через Интернет;
» ведения справочников.
Документ в системе
СЭД — система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по до-кументу и информационных объектов, связанных с документом — регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом доку-мента, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, заре-гистрированным в системе, понимают специальный информаци-онный объект — «Документ LanDocs».
Документ LanDocs — это совокупность трех основных со-ставляющих:
» регистрационной карточки;
» текста документа (файл с текстом документа, прикреп-ленный к регистрационной карточке);
» сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и опе-раций системы, связанных с обращением к документу).
При вводе документа в систему не просто вносится инфор-мация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект — документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.
Регистрационная карточка — заводится на каждый доку-мент (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
Файл документа (текст документа, содержащий текст, таб-лицу, изображение, звук и т.д.) — прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непо-средственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представ-ленный в графическом формате.
Сведения об истории движения документа и работы с доку-ментом представляют собой совокупность информации, содер-жащейся в перечне сообщений по документу, и записей в прото-колах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных электронных цифровых подписях.
«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функ-циональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.
В качестве еще одного примера реальной системы элек-тронного документооборота можно привести систему автомати-зации делопроизводства и ведения архива электронных докумен-тов, которые используются в Управлении делами Президента Республики Беларусь, министерствах финансов, сельского хозяй-ства и продовольствия и т. п.
Пакет прикладных программ «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Пакет прикладных программ «Канцлер» стал резуль-татом тщательного исследования программных сред, детального изучения потребностей пользователя и нормативно-правовой ба-зы. СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой»:
» «Делопроизводство»
» «Управление персоналом»
» «Договоры»
» «Архивное дело»
» «Обращения граждан»
» «Гербовые бланки»
» «Потоковое сканирование»
» «Электронная цифровая подпись»
» «Система менеджмента качества»
» «Задания»
» «Нормативные акты»
Система электронного документооборота позволяет органи-зовывать хранение, маршрутизацию и движение документов, коллективную и групповую работу сотрудников, автоматизиро-вать деловые процессы предприятия. Электронный документо-оборот объединяет сотрудников, необходимую им информацию и деловые процессы в единую безопасную, надежную и динамичную рабочую среду, автоматизирует деловые процессы предприятия.
Эффективность ППП «Канцлер» достигается за счет уско-рения обработки документов и решения срочных задач, укрепле-ния исполнительской дисциплины, повышения эффективности и производительности труда.