18 Март 2011

Делопроизводство




» корпоративные СЭД. Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию доку-ментов и др.
ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В качестве примера реальной системы электронного доку-ментооборота можно привести систему автоматизации делопро-изводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание
Система разработана на базе СЭД LanDocs.
Модуль программного обеспечения Делопроизводство вхо-дит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизвод-ства и ведения архива электронных документов (полнофункцио-нальный модуль).
Делопроизводство (документационное обеспечение управ-ления) состоит из следующих составных частей:
1. документирования — процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;
2. организации работы с документами — процедур организа-ции документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.
Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особен-ностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:
» гибкая регистрационная карточка;
» настройка справочников системы на специфику делопро-изводственных процессов организации;
» развитые средства разграничения доступа к функцио-нальным правам и правам на документы.
Область применения системы LanDocs — автоматизация де-лопроизводства и построение корпоративных архивов электрон-ных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:
» создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским досту-пом;
» создание и ведение централизованных хранилищ элек-тронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
» учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
» автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
» автоматизированная рассылка документов и контроль ис-полнения документов и поручений;
» обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
» подписание электронных документов электронной циф-ровой подписью;
» интеграция с корпоративной электронной почтой и внеш-ними системами.
Основные функции системы
Система позволяет выполнять следующие основные функ-ции:
» регистрации документов;
» ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;
» обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;
» контроля исполнения документов и заданий;
» работы в режиме замещения исполнителя;
» отслеживания делопроизводственных связей между до-кументами, формирования сложно-структурированных папок;
» навигации и поиска документов;
» архивирования документов, восстановления документов из архива;
» отчетности по документообороту;
» сканирования бумажных документов, работы с изображе-ниями документов;
» интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;
» интеграции с внешними Windows-приложениями;
» рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;
» применения электронной подписи;
» выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;