18 Март 2011

Делопроизводство




ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ СЭД
Концепция ЕСМ
Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что, начиная с 2001 г., всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management — ECM)», а не управление электронным документо-оборотом.
Управление корпоративным содержимым ECM представляет собой «категорию, объединяющую возможности систем управле-ния корпоративными документами и систем управления содер-жимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)».
С точки зрения отраслевых аналитиков концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегри-рующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую не-обходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только од-ному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей со-ответствующие приложения большинства разработчиков отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозита-риев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, элек-тронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым, минимизируя необ-ходимость интеграции систем управления электронными доку-ментами и систем управления содержимым от множества разра-ботчиков. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реали-зуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и со-провождение ЕСМ-системы).
Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:
» общие функции управления содержимым, под кото-рыми понимается способность управлять множеством электрон-ных объектов (изображениями, офисными документами, графи-ками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библио-течными сервисами (профилированием содержимого, функциями входного и выходного контроля, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объ-ектами в течение всего их жизненного цикла;
» функции управления процессами, под которыми пони-мается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ;
» интеграция с другими ECM-системами, подразуме-вающая способность интеграции ECM-системы с внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов, коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений и др.
Следует отметить, что ECM существует до настоящего вре-мени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на пер-спективы развития рынка СЭД. Например, некоторые постав-щики много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозита-рии по всему предприятию.
По мнению аналитиков, в настоящее время существуют сле-дующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
» СЭД, ориентированные на бизнес-процессы. Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). Эти системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Они обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индекса-ции и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде таких систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками этих систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управле-нии изображениями изделий большого объема.