18 Март 2011

Делопроизводство




Под информацией в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе рассматриваются как синонимы. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на от-дельные системы. Под системой документации понимается со-вокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис-хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требо-ваний к их оформлению.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный доку-мент», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».
Понятие «документ» используется во всех сферах общест-венной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотекове-дения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «до-кумент» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
Например, так выглядит эволюция представляемого доку-ментоведением понятия «документ»:
» документ — материальный объект;
» документ — носитель информации;
» документ — документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смы-словой нагрузки в определении «документа» с материальной со-ставляющей на информационную.
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» опреде-ляет документированную информацию (документ) как «зафик-сированную на материальном носителе информацию с реквизи-тами, позволяющими ее идентифицировать».
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной со-циальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные. Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Рисунок 2.1).
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и при-суща всем без исключения документам. Причина появления лю-бого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной дея-тельности.
Информацию, содержащуюся в документах, можно подраз-делить на:
» ретроспективную (относящуюся к прошлому);
» оперативную (текущую);
» перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Напри-мер, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тор-мозить.