18 Март 2011

Делопроизводство




Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы опти-мизации документооборота и контроля за обработкой ин-формации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.
Именно поэтому эффективность управления предпри-ятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их испол-нения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении элек-тронными документами и привела к созданию систем электрон-ного документооборота (CЭД).
ЭЛЕКТРОННЫЙ И БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обла-дающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения но-сителя — теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электрон-ного документа неразличимы — они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обес-печения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некоторые правила, определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.
Для решения этой проблемы можно применить средства криптографии.
ЭЛЕКТРОННО-ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ
Как же обеспечить подпись электронного документа, какие функции должна выполнять ЭЦП?
Во-первых, она должна обеспечить подтверждение целост-ности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу.
Во-вторых, она должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Первое требование обеспечивается путем применения т.н. однонаправленных функций — неких преобразований документа, таких, что их вычисление требует относительно небольших ре-сурсов, а обратное преобразование практически невозможно. Примером такого преобразования является вычисление хэш-функции.
Второе — путем зашифрования или подобного ему преобра-зования полученного значения с использованием личного ключа, владельцем которого может являться только составитель доку-мента.
Под электронной цифровой подписью (ЭЦП) понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, по-лученный в результате криптографического преобразования ин-формации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при по-мощи открытого ключа.
Процесс подписывания электронного документа и проверки ЭЦП приведен на рисунке 11.1.
Порядок вычисления хэш-функции определен СТБ 1176.1-99, выработки и проверки ЭЦП — СТБ 1176.2-99. Необходимо обратить внимание на тот факт, что ни стандарт, ни закон «Об электронном документе», не указывает, где следует располагать ЭЦП, что, безусловно, затрудняет ее применение в системах электронного документооборота.

При использовании ЭЦП как физическими, так и юридиче-скими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В каче-стве такого органа выступают удостоверяющие центры, опери-рующие с сертификатами ключа подписи — документами на бу-мажном носителе или электронными документами с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, идентифицирующими обладателя электронной цифровой подписи, включающими открытый ключ ЭЦП и выдаваемыми удостоверяющим центром пользователю информационной сис-темы для обеспечения возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи.
Удостоверяющий центр (УЦ)выполняет следующие функ-ции: