18 Март 2011

Делопроизводство




В дела с документами открытого делопроизводства. в кото-рых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к анало-гичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ, СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА
Не допускается пользоваться сведениями из документов ог-раниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати, в передачах по радио и телевидению, экспони-ровать такие документы и издания на открытых выставках, де-монстрировать их на стендах, в витринах или других местах мас-сового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ «Учета выдаваемых дел и изданий».
Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подго-товившей эти документы. Копирование для сторонних организа-ций документов, полученных от других организаций, произво-дится по согласованию с организациями-составителями.
Дела, содержащие государственные секреты, рассекречива-ются в порядке, устанавливаемом Советом Министров Республики Беларусь.
Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения — в государственный архив.
На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.
Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Ко-мархива.
Контрольные вопросы к теме 10
1. В каком нормативном акте закреплено понятие «Госу-дарственных секретов»?
2. Дайте определение понятия «конфиденциальная инфор-мация».
3. Назовите три степени секретности, которые были уста-новлены законом «О государственных секретах».
4. Какими нормативными актами регламентируется порядок отнесения документов к государственным секретам.
5. Какие основные принципы должны быть соблюдены при организации работы с документами ограниченного доступа.

ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Основные понятия:
бумажный документ; электронный документ; электронно-цифровая подпись (ЭЦП); PKI; Центр Сертификации; Центр Регистрации; пользователи; электронный документооборот; система электронного документооборота (СЭД); общие функции управления содержимым; функции управления процессами; интеграция с другими ECM-системами; ECM-инфраструктура; СЭД, ориентированные на бизнес-процессы; корпоративные СЭД; основные функции системы; регистрационная карточка; файл документа, ( в системах «Канцлер», LanDocs, )

Развитие человеческой цивилизации сопровождается пора-жающим воображение увеличением объема создаваемой, обраба-тываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых доку-ментов. По данным же Delphi Consulting Group в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц доку-ментов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных до-кументов.
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представ-ления. Однако, их можно условно классифицировать по форме хранения на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпора-тивной информации хранится в электронном виде (как в структу-рированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group объем корпоративной элек-тронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу журнала ASAP к 2006 г. только около 30% корпоратив-ной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако не-сомненно, что электронная форма хранения документов в пер-спективе будет преобладать.