18 Март 2011

Делопроизводство




(и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Технология дальней-шей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.
Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий рефе-ративные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.
Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняю-щего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размножен-ных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рас-сылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структур-ного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Пересылка документов и дел в другие организации в пре-делах страны осуществляется, как правило, заказными или цен-ными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организа-ции. Доставка документов и дел через представителей других ор-ганизаций производится на основании доверенности.
Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты либо упаковываются. Использовать конверты с про-зрачными «окошками» для пересыпки этих документов запреща-ется.
На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных до-кументов с добавлением грифа ограничения доступа.
На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений. Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.
Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия этой организаций.
ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел не-секретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количе-ство одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ог-раничении доступа. Например, (рисунок 10.1).
При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответст-вующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).
В организациях, в деятельности которых образуется не-большое количество документов ограниченного доступа, но-менклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Индекс дела Заголовок дела Количество томов Срок хра-нения и ста-тья по пе-речню Примечание
01- 03 Приказы дирек-тора по основной деятельности
01- 03/ДСП Приказы по ос-новной деятель-ности
01- 25 Журнал регист-рации входящих документов
01-25/ ДСП Журнал регист-рации входящих документов

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводст-венного года дело ограниченного доступа просматривается экс-пертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в слу-чае необходимости принимается решение о перегруппировке до-кументов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включает-ся в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.