18 Март 2011

Делопроизводство




экз. 3″.
«Гриф ограничения доступа к документу» оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38- 2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организаци-онно-распорядительной документации. Требования к оформле-нию», реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
ПРАВА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ
Права доступа к конфиденциальным документам в орга-низации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.
Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем, лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании — автором (состави-телем) и руководителем, утверждающим издание к печати. Руко-водители имеют право снимать гриф с документов, подготовлен-ных в данной организации, а также полученных от подведомст-венных организаций, с уведомлением их об этом.
Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение пра-вильного учета, хранения, размножения и использования доку-ментов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.
Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их не-разглашение возлагается на службы документационного обеспе-чения управления (ДОУ) или специальное подразделение. Со-трудники организаций, имеющие отношение к работе с конфи-денциальными документами, должны быть в обязательном по-рядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциаль-ными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.
Правила работы с базами данных и автоматизированными информационно-поисковыми системами (ИПС) ограниченного доступа определяются техническими средствами, программным обеспечением и специальными технологическими инструкциями, разрабатываемыми информационно-технологическими службами, вычислительными центрами (ВЦ) организации (Руководство пользователя, Правила организации ведения баз данных и авто-матизированных ИПС и т.д.).
ПРИЕМ РЕГИСТРАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется ко-личество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Регистрации подлежат все по-ступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти до-кументы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.
Регистрация документов и изданий в ИПС производится от-дельно от регистрации несекретной документации.
При незначительном объеме документов и изданий в зави-симости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к реги-страционному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: «ДСП» — для служебного пользования;
«КФД» — конфиденциально и др.
Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
ПЕЧАТАНИЕ, РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ
Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем или, в случае необходимости технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).
На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания доку-мента (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ — до-полнительно указывается наименование файла, в котором наби-рался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации со-труднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта унич-тожения записью на копии исходящего документа: «Черновик