18 Март 2011

Делопроизводство




» планы, сметы;
» отчеты, балансы;
» доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значи-мости вопросов, хронологии или алфавиту.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. Примерный вид описи приведен на рисунке 9.6.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка под-писи
Дата

ОПИСЬ №

№ пп Индекс дела (тома, части) Заголо-вок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хране-ния дела (тома, части) Примеча-ние
1 2 3 4 5 6 7

В данную опись внесено __________дел с № ________ по № _________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Рисунок 9.6. Образец описи

При большом объеме специальной документации — техниче-ской, технологической, рационализаторских предложений — на нее так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
» порядковый номер;
» индекс дела;
» заголовок дела;
» дата;
» количество листов;
» примечания.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вно-сятся в опись в том порядке, в котором они были систематизиро-ваны. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График со-ставляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установ-ленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заве-рительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Контрольные вопросы к теме 9
1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?
2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?
3. Какие требования предъявляются к хранению докумен-тов и дел в структурных подразделениях?
4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив органи-зации?
5. Какие операции должны быть выполнены в случае не-обходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?

ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
Основные понятия:
государственная тайна; служебная тайна; государствен-ные секреты; конфиденциальный документ; права доступа к конфиденциальным документам; пересылка документов и дел.

Любая организация (учреждение) независимо от формы соб-ственности и организационно-правовой формы является владель-цем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Республики Бе-ларусь.
Ограничение доступа к документированной информации — это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может на-нести ущерб организации (учреждению) — собственникам, вла-дельцам, пользователям.
При организации работы с документами ограниченного дос-тупа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:
» Закон Республики Беларусь от 4 января 2003 г. №172-З «О государственных секретах»;
» Закон Республики Беларусь «Об информатизации»;
» Указ Президента Республики Беларусь от 9 июля 2003 г. №300 «Об утверждении перечня государственных органов и ор-ганизаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственным секретам и их защите»;