18 Март 2011

Делопроизводство




Наиболее ценные в историческом и художественном отно-шении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специ-альные коробки. Если таких документов немного и они неболь-шого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 — 72.

Для изготовления обложек применяется только картон. Ко-решок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформ-ление обложки дела.
При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел:
» полное наименование организации с указанием ее под-ведомственности (именительный падеж);
» наименование структурного подразделения;
» делопроизводительный индекс дела, состоящий из ин-декса структурного подразделения и номера дела по номенклату-ре;
» заголовок дела;
» срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст-венный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополни-тельно проставляются:
» даты дела (тома, части);
» номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
» количество листов в деле;
» архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре-дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.
Если в течение года в наименовании учреждения или струк-турного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и от-четы, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и пред-назначенный для раскрытия состава и содержания дел, закре-пления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одно-временно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечи-вающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопро-изводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
» дела постоянного хранения;
» дела временного (свыше 10 лет) хранения;
» дела по личному составу и иные однотипные дела;
» на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
» служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с само-стоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. Например:

1998год 1999 год
Канцелярия Канцелярия
Отдел кадров Отдел кадров
Отдел маркетинга Отдел маркетинга
Бухгалтерия Бухгалтерия
Отдел труда и заработ-ной платы Отдел труда и заработ-ной платы

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела отно-сятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Де-ло, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в по-рядке значимости содержащиеся в них документы по такой при-мерной схеме:
» приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреж-дений, относящиеся к основной деятельности;
» приказы, протоколы и другие распорядительные доку-менты учреждения;