18 Март 2011

Делопроизводство




С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычис-лительной техники, в связи с этим возникли планы создания ав-томатизированных систем управления (АСУ) и Общегосударст-венной автоматизированной системы сбора и обработки инфор-мации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) был оформлен в Общесоюзном классификаторе управлен-ческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.
В настоящее время правила оформления документов закре-пляются в правовых и нормативных актах, полностью или час-тично посвященных этим вопросам, издаваемых республикан-скими органами государственной власти, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь и действующие законодательные и норма-тивные акты, которые регламентируют общие принципы органи-зации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные законы закрепляют обязатель-ность документирования информации и регулируют работу с до-кументами.
Требования к оформлению документов закрепляются в го-сударственных стандартах на документацию. Стандарт, как ин-формативно-технический документ (образец, эталон, модель) ус-танавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стан-дартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.
После обретения независимости Республика Беларусь ис-пользовала лучшие научные достижения в области организации делопроизводства.
В рамках данного курса изучаются действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства: ГСДОУ, СТБ 6.38-2004 «Унифи-цированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Примерная инструкция по дело-производству в министерствах, госкомитетах и других централь-ных органах управления, учреждениях, организациях и на пред-приятиях Республики Беларусь, перечни документов со сроками хранения, иные государственные стандарты и общегосударствен-ные классификаторы технико-экономической документации.
Контрольные вопросы к теме 1
1. Каково значение и место документов в системе управ-ления?
2. Перечислите факторы, повлиявшие на развитие и ста-новление делопроизводства как научной дисциплины?
3. Как определяется понятие «делопроизводство»?
4. С какими научными дисциплинами тесно связано дело-производство?

ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Основные понятия:
информация; реквизит; документ; носитель; информа-ционная функция; социальная функция; культурная функция; управленческая функция; правовая функция; функция исторического источника; функция учета; документирование; носитель документированной информации; текстовой документ; техническое документирование; фотодокумент; кинодокумент; фонодокумент; документ на машинном носи-теле; документы на новейших носителях информации; юри-дическая сила документа; оригинальность документа; черно-вик; беловик; подлинность документа; копийность докумен-тов; классификация документов; анкета; таблица.
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА
Терминология, используемая при работе с документами, за-креплена в законах и других нормативных актах (Закон Респуб-лики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. №3850-XII, Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Рес-публике Беларусь», ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архив-ное дело. Термины и определения и т.п.) и содержит ряд понятий в области создания документов.