18 Март 2011

Делопроизводство




В результате работы экспертной комиссии образуются че-тыре группы документов с различными сроками хранения:
» постоянного хранения в государственных архивах;
» временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
» временного хранения (до 10 лет);
» подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспе-чения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает уч-реждению уничтожить документы с временными сроками хране-ния. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выде-лении к уничтожению документов и дел подписывают председа-тель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Оформление дела — подготовка дела к хранению в соот-ветствии с установленными правилами.
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, времен-ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
» подшивку или переплет дела;
» нумерацию листов в деле;
» составление заверительной надписи дела;
» составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
» внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.) (Рисунок 9.3).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подле-жат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоро-сшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с уче-том возможности свободного чтения текста всех документов.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов осо-бой научно-исторической и иной ценности или неформатных до-кументов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками.
При наличии в деле особо ценных документов, а также не-востребованных личных документов (трудовые книжки, доку-менты об образовании), они вкладываются в конверт, который за-тем подшивается в это дело.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела — бланк-формы для внутренней описи документов. Документы, включенные в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеру-ются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очеред-ным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основ-ным видам государственных архивов», «Основным правилам ра-боты ведомственных архивов». Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.

ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л. + 2л. внутренней описи, в том числе литерные листы 98а,124а, 124б.
Лист 117 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Секретарь Подпись Ф.И.О.
Дата

Рисунок 9.4. Форма листа-заверителя
Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись ре-комендуется также к делам, заголовки которых не полно раскры-вают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифр и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.