18 Март 2011

Делопроизводство




ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах. В ос-тальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.
ЦЭК и ЭК — постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифициро-ванных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее со-став в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное ми-нистерство (ведомство).
Экспертная комиссия организации также назначается при-казом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя орга-низации (учреждения). В состав комиссии включаются три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроиз-водство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).
В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
» организация ежегодного отбора документов для хране-ния;
» рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
» рассмотрение актов о неисправимом повреждении до-кументов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
» рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хра-нение документов личного происхождения;
» подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст-вующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
» участие в подготовке и рассмотрении проектов норма-тивных документов и методических пособий по вопросам орга-низации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
» рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
» методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных органи-заций;
» организация и проведение совместно со службой дело-производства и ведомственным архивом мероприятий по повы-шению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, отно-сящиеся к государственной части Архивного фонда Республики Беларусь, решения ЭК становятся правомочными при согласова-нии их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Него-сударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделе-нии документов к уничтожению в соответствии с Законом Рес-публики Беларусь от 6 октября 1994 г. N3277-XII «О Националь-ном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
ЦЭК (ЭК) проводят заседания в соответствии с планами ра-боты, которые утверждаются руководителями организации. Засе-дания комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколи-руется, протоколы подписывают председатель и секретарь ко-миссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного уч-реждения.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержат решения:
» об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
» об одобрении проектов типовых и примерных номенк-латур дел;
» об изменении сроков хранения документов, установлен-ных типовыми и ведомственными перечнями документов с ука-занием сроков их хранения, типовыми и примерными номенкла-турами дел;
» об установлении сроков хранения документов, не пре-дусмотренных действующими типовыми и ведомственными пе-речнями документов с указанием сроков их хранения, а также ти-повыми и примерными номенклатурами дел.
ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждения) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал струк-турных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания доку-ментов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их на-учная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по-стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисле-ние образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка озна-чает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.