18 Март 2011

Делопроизводство




Экспертизу ценности документов проводят на основе нор-мативно-методических документов, разработанных Государст-венной Архивной службой. Перечислим эти документы:
» Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
» Положения об экспертных комиссиях в госорганах;
» Основные правила работы ведомственных архивов. Ут-вержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263;
» Перечень типовых документов, образующихся в дея-тельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учре-ждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996);
» Ведомственные перечни.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
» в делопроизводстве организации (учреждения);
» в ведомственном архиве;
» в государственном архиве, как самостоятельный вид ра-боты (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:
» при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;
» при регистрации поступающих в организацию (учреж-дение) документов (при проставлении на документе индекса оп-ределяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);
» при направлении документа в дело (исполнитель, под-робно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифициро-ванно может определить принадлежность документ к какому-либо делу);
» при проверке правильности отнесения документов к де-лам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
» при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом, ответственным за делопроизводство, и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).
Исходя из вышеуказанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит орга-низация-фондообразователь. Экспертиза проводится на общих принципах и критериях.
В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:
» принцип историзма (требуется рассматривать любое яв-ление в процессе развития и делать анализ закономерностей раз-вития тех или иных общественных явлений, отношений);
» принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);
» принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).
На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценность документов.
Систему критериев можно разделить на три группы ком-плексно применяемых критериев:
» происхождение;
» содержание;
» внешние особенности документов.
К критериям происхождения относятся:
» роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
» время и место образования документа.
К критериям содержания:
» значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
» повторяемость информации в других документах;
» целевое назначение документов;
» вид и разновидность документов.
К критериям внешних особенностей документов:
» юридическая достоверность документа (наличие подпи-сей, даты, печатей);
» наличие резолюций, пометок;
» особенности передачи текста;
» особенности материальной основы документа;
» особенности физического состояния документа.
Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:
» документы, отражающие основную деятельность орга-низации (учреждения), а также ее структурных подразделений;
» документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);
» документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).
Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.