18 Март 2011

Делопроизводство




Правильная группировка документов в дела и их системати-зация в деле, конечно, значительно облегчают работу с докумен-тами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.
ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразде-ления организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их со-хранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях опера-тивного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее поме-щается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в те-чение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответствен-ными лицами за их формирование и хранение. На их место закла-дывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ № _____ от _____, поступивший (указывается корреспондент) По вопросу _________________________________________ Дата выдачи _____________________________________________ Кому ___________________________________________________ Выдал __________________________________________________ Получил ______________________

Рисунок 8.1. Вид карты-заместителя
После делопроизводственного года выдача отдельных доку-ментов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта — заместитель, в ко-торой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому вы-дано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользо-вание сотрудникам организации на срок не более одного месяца.
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛО № ________ 1999 год Структурное подразделение
Дата выдачи Количе-ство лис-тов Кому выда-но Расписка получателя Дата возврата Расписка о приеме

Рисунок 8.2. Вид карты-заместителя
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие до-кументов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руко-водства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заве-ренная копия.
Контрольные вопросы к теме 8
1. Что называется «формированием дела»?
2. Каковы правила формирования дел?
3. Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел?
4. Как располагаются документы внутри дела?

ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ
Основные понятия:
экспертиза ценности документов; оценка документов в делопроизводстве организации; система критериев; критерии происхождения; критерии содержания; критерии внешних особенностей документов; центральная экспертная комиссия; экспертная комиссия организации; оформление дела; опись дел.

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хране-ния включает в себя: экспертизу ценности документов, оформле-ние документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы. Схема подготовки документов к сдаче в ведомственный архив приведена на рисунке 9.1.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Республики Беларусь. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза — один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Республики Беларусь.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хра-нения на основе принятых критериев (Рисунок 9.2).