18 Март 2011

Делопроизводство




» Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
» СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документа-ции Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до-кументов»;
» СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила вы-полнения, обращения и хранения»;
» «Примерная инструкция по делопроизводству в мини-стерствах, госкомитетах и других центральных органах управле-ния, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руково-дствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формирова-нием дел и методическое руководство этой работой осуществля-ется ведомственным архивом.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каж-дое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:
» наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность;
» наименование структурного подразделения;
» индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06-03, где 06 — это индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер дела в номенклатуре);
» заголовок дела (переносится на обложку из номенклату-ры без изменений);
» срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
» помещать в дело только исполненные документы, в со-ответствии с заголовками дел; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
» документы постоянного и временного хранения группи-ровать отдельно;
» включать в дело по одному экземпляру каждого доку-мента;
» каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организаци-онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
» группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют — судебные дела, личные дела, пе-реходящие дела;
» группировать в дело документы в зависимости от спе-цифики деятельности того или иного учреждения (например, до-кументы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятель-ность, в пределах театрального сезона и др.);
» дело должно содержать не более 250 листов при толщи-не не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добав-лением «т.1, т.2″ и т.д. Количество томов каждого дела указыва-ется в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию со-ответствующие заголовку дела. Внутри дела документы распола-гаются в хронологической, вопросно-логической последователь-ности или их сочетании.
Организационно-распорядительные документы группиру-ются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Организационно-правовые документы, утвержденные рас-порядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в ка-честве самостоятельного документа, то их группируют в отдель-ное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдель-но от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются от-дельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
Документы в личных делах располагаются в хронологиче-ском порядке по мере поступления документа.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом поряд-ке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в от-дельные дела, систематизируются по номерам протоколов. При-ложения, объем которых свыше 250 листов, составляют отдель-ный том.
Переписка группируется за календарный год и систематизи-руется в хронологической последовательности, документ — ответ помещается за документом — запросом.