18 Март 2011

Делопроизводство




Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).
Графа четвертая — «Срок хранения дела (тома, части) и
№ статей по перечню».
Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых до-кументов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения о структурном подразде-лении, должностная инструкция). В указанных случаях простав-ляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергну-то экспертизе ценности с возможным выделением некоторых до-кументов на постоянное или временное хранение.
Графа пятая — «Примечание».
Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется от-метка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходя-щих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответст-венных за формирование дел. В этой же графе при переносе ин-формации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на ма-шинном носителе.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенкла-туру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.
УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения со-хранности документов. Сроки хранения — одно из важных осно-вание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомствен-ными. При определении сроков хранения документов могут ис-пользоваться несколько видов типовых перечней:
» Перечень типовых документов, образующихся в дея-тельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж-дений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
» Перечень документов, подлежащих приему в государст-венные архивы;
» Перечень научно-технической документации, подлежа-щей приему в государственные архивы.
Типовые перечни не могут охватить всю документацию раз-личных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министер-ствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематизированное перечис-ление документации организаций и предприятий их системы.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следова-тельно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.
Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с
1 января 2001 года.
Контрольные вопросы к теме 7
1. Что такое номенклатура дел?
2. Для чего предназначена номенклатура дел?
3. Что включается в номенклатуру дел?
4. Кем составляется номенклатура дел?
5. Что в делопроизводстве подразумевается под термином «дело»?
6. Какой порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел?
7. Какова последовательность расположения граф?

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
Основные понятия:
формирование дела; основные нормативные документы; порядок формирования, хранения и оформления дел.
ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Основными нормативными документами, которыми не-обходимо пользоваться при организации работы по формирова-нию, оформлению и хранению дел являются: