18 Март 2011

Делопроизводство




Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обес-печения управления, второй — используется службой делопроиз-водства как рабочий экземпляр, третий — в качестве учетного до-кумента находится в архиве организации, четвертый — в государ-ственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководите-лем службы делопроизводства и после одобрения экспертной ко-миссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учрежде-ния, после чего утверждается руководителем организации (учре-ждения).
Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учре-ждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению неза-висимо от срока ее согласования.
После утверждения номенклатуры дел руководителем орга-низации (учреждения) для структурных подразделений и общест-венных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации (учреждения) является до-кументом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государст-венное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.
ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Составляют номенклатуру по форме, установленной При-мерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).
Номенклатура содержит в себе пять граф:
» 1 — индекс дела;
» 2 — заголовок дела (тома, части);
» 3 — количество дел (томов, частей);
» 4 — срок хранения дела (тома, части) и № статей по пе-речню;
» 5 — примечание.
Графа первая — «Индекс дела».
Проставляется индекс каждого дела, включенного в но-менклатуру дел, который состоит из индекса структурного под-разделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексиро-вания закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06-02.
06 — индекс факультета (структурное подразделение Акаде-мии).
02 — Приказы ректора Академии по основной деятельности. (Копии).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

Наименование организа-ции УТВЕРЖДЕНО
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование
_____________№_______ должности руководителя
на ____________год организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, час-тей) Срок хране-ния дела (то-ма, части) и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5

Наименование должно-сти руководителя службы делопроиз-водства
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Виза заведующего ар-хивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архив-ного
учреждения
от __________№______ от ___________№_______
Формат А4 (210х297 мм)
Рисунок 7.3. Примерный вид номенклатуры дел

Графа вторая — «Заголовок дела (тома, частей)».
В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отра-жающих документируемые участки и вопросы деятельности ор-ганизации (учреждения).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности до-кументов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел орга-низации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Графа третья — «Количество дел (томов, частей)».