18 Март 2011

Делопроизводство




» дела временно действующих органов, документы кото-рых служат правовым основанием для подтверждения полномо-чий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;
» заголовки не завершенных делопроизводством дел лик-видированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).
Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не вклю-чаются.
Основные требования к содержанию заголовка:
» четко и в обобщенной форме отражать основное содер-жание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);
» заголовок должен быть конкретным и исключать раз-личные толкования;
» избегать неконкретных формулировок (например, «раз-ные документы», «общая переписка»).
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в сле-дующей последовательности:
» название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или раз-новидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
» название организации или структурного подразделения (автор документа);
» название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
» краткое содержание документов дела;
» название местности (территории), с которой связано со-держание документов дела;
» даты (период), к которым относятся документы дела;
» указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Дело — документ или совокупность документов, относя-щихся к одному вопросу или участку деятельности, помещен-ные в отдельную обложку.
Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, след-ственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью дело-производства по одному конкретному вопросу. Например «Дело №5-63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взы-скании 893140 руб.».
Название документа в заголовке дела указывается в единст-венном или множественном числе (при группировке в деле доку-ментов одного названия), например, «Протоколы собраний ак-ционеров предприятия»).
Термин «документы» употребляется в заголовках дел, со-держащих документы по одному вопросу, но не связанных по-следовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например, «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)».
Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Например, «Документы к протоколам заседания ученого совета».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную до-кументацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) ко-торый составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например, «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕР-ВИС» за 2000 год».
При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам пере-писки, уточняется, с кем и по какому вопросу она ведется.
При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:
» если переписка ведется с однородными корреспонден-тами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. На-пример «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;
» если переписка ведется с разнородными корреспонден-тами, то они не указываются. Например, «Переписка об органи-зации региональной научно-практической конференции «Юриди-ческое образование»";
» если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министер-ством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержа-ние дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например, «Переписка с главами администраций районов по со-циальным вопросам».
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел организации (учреждения) на пред-стоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.
Названиями разделов номенклатуры дел организации (уч-реждения) являются названия структурных подразделений, рас-положенных в соответствии с утвержденной структурой и штат-ным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, ха-рактеризующая деятельность организации. Общественные орга-низации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в но-менклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделе-ния.