18 Март 2011

Делопроизводство




Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень на-именований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
(Рисунок 7.1).

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре — это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).
Основные положения по составлению номенклатуры дел из-ложены в Примерной инструкции по делопроизводству в мини-стерствах, госкомитетах и других центральных органах управле-ния, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
Номенклатура дел бывает трех видов — типовая, примерная и конкретная (Рисунок 7.2).

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она уста-навливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации со-ставляется на основе номенклатур дел структурных подразделе-ний.
Сводная номенклатура дел организации составляется служ-бой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласо-вывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руково-дителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методи-ческими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разра-батывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для своей системы подведомст-венных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в кон-кретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (кон-кретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) но-менклатура дел составляется для обеспечения порядка форми-рования и учета дел в организации (учреждении), является ос-новным учетным документов в делопроизводстве.
Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учрежде-ния). Так же необходимо изучить устав или положение об орга-низации (учреждении), положения о ее структурных подразделе-ниях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреж-дениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
ЗАГОЛОВКИ И ИХ СОСТАВЛЕНИЕ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела — важнейший элемент номенклатуры дел.
В номенклатуру дел включаются:
» заголовки дел документов, составляемые в данной орга-низации (учреждении);
» заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;
» заголовки дел документов общественных организаций, подразделений, действующих на общественных началах;
» заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;