18 Март 2011

Делопроизводство




Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц — в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают кар-точки на неисполненные в срок документы.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает проме-жуточные сроки исполнения и выводит на экран номера доку-ментов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения документов — совокупность дейст-вий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение
(Рисунок 6.6).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполне-нием документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных под-разделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный кон-троль за исполнением документов возлагается на службу доку-ментационного обеспечения управления организации (учрежде-ния).
В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до ис-полнителя, предварительной проверки и регулирования хода ис-полнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреж-дения). Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно — правовым актом, организационно — распоряди-тельным документом или резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа — срок ис-полнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на кон-троль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной ра-боты (подготовки ответа, составления проекта контракта, прове-дения делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением до-кументов периодически анализируются. На основе анализа раз-рабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Контрольные вопросы к теме 6
1. Дайте определение понятия «документооборот».
2. Каковы основные этапы документооборота?
3. Какие этапы обработки проходят входящие документы?
4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов?
5. Какие документы называют исходящими?
6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации?
7. Какие документы называют внутренними?
8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами?
9. Для чего и как производится учет объема документо-оборота?
10. Какие виды документов подлежат регистрации?
11. Какие существуют формы регистрации документов?
12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Основные понятия:
номенклатура дел; типовая номенклатура дел; примерная номенклатура дел; конкретная (сводная) номенклатура дел; индивидуальная (конкретная) номенклатура дел; заголовок дела; дело; номенклатура дел организации; сроки хранения дел.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
В деятельности любой организации (учреждения) оформля-ется большое количество документов, в которых закреплены ре-шения руководства, отражены отношения с вышестоящими, под-чиненными и другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была исполь-зована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накап-ливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизи-ровать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную об-ложку».