18 Март 2011

Делопроизводство




При регистрации документов используются следующие ос-новные справочные материалы:
» перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
» перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
» номенклатура дел.
Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве — это про-ставление их порядковых (регистрационных) номеров и необхо-димых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регист-рационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:
» 06 — индекс структурного подразделения;
» 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре;
» 96 — индивидуальный порядковый номер входящего до-кумента, присвоенный ему при регистрации.
Исключением являются индексы распорядительных доку-ментов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые при-сваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрацион-ный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.
Формы регистрации документов и порядок их заполнения
В практической деятельности в зависимости от объема до-кументооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации: с использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).

Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют раз-ные журналы для регистрации входящих и исходящих докумен-тов.
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс доку-мента Дата от-правки доку-мента Адресат документа Краткое содержа-ние доку-мента (за-головок) Испол-нитель Номера структур-ного под-разделения и раздела но-менклату-ры дел
06-10/96 15.04.2001 Админи-страция Минской области О совме-стно про-ведении региональ-ной конфе-ренции Сидоро-ва 06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Индекс (номер) докумен-та Дата посту-пления Исходящий номер Краткое со-держание до-кумента (заго-ловок) Резолюция и кому на-правлен документ Отметка об испол-нении
77/ 01-03 25.03.2001 05-16/100 Приглашение к сотрудничест-ву с редколле-гией журнала «Правоведе-ние» Петрову С.И. Под-готовить ответ до 29.03.2001 Подго-товлено и отправле-но письмо от 28.03.2001

Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов более удобная форма карточная регист-рации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом опера-тивной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допус-кается цветовое различие карточек.
Количество экземпляров регистрационной карточки опреде-ляется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
лицевая сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУ-МЕНТА ДАТА ОТПРАВ-КИ ДОКУМЕНТА ДАТА ПОСТУП-ЛЕНИЯ ДОКУ-МЕНТА ИНДЕКС (НО-МЕР) ДОКУ-МЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона
ИСПОЛНИТЕЛЬ ДАТА ИСХОД №
КОМУ № ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ
РАССЫЛКА КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД № ОПИСЬ № ДЕЛО №
Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолю-ции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную кар-тотеку.