18 Март 2011

Делопроизводство




Исходящие документы
Проект исходящего документа составляет исполнитель, пра-вильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие до-кументы оформляются в двух экземплярах, за исключением фак-сов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специали-стами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Рисунок 6.2).

Если документ проходит согласование с другой организаци-ей, не автором документа, то согласование оформляется реквизи-том «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется ре-квизитом «визы согласования документа».
Подготовленный проект исходящего документа представля-ется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.
К проекту документа исполнитель прилагает список органи-заций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в организации (учреждении) установить по-рядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие ру-ководящие работники, в пределах их компетенции. При этом ус-ловии движение документов и их исполнение станут более опе-ративными.
Руководитель организации (предприятия) вправе внести из-менения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исхо-дящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему до-кументу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Под объемом документооборота понимают общее количест-во входящих, исходящих и внутренних документов за определен-ный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установ-ления:
» загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
» потребности организации (учреждения) в организаци-онной и электронно-вычислительной технике.
При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, ис-ходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем докумен-тооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Общие правила регистрации документов
Регистрация документа — запись учетных данных о доку-менте по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Реги-страции подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроиз-водству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.