18 Март 2011

Делопроизводство




В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централи-зованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного доку-ментооборота не настолько велик, чтобы им занималось само-стоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящий документ — документ, поступивший в учреж-дение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем доку-менте.
Исходящий документ — официальный документ, отправ-ляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некото-рая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих докумен-тов может требовать поступления входящих документов (напри-мер, запросы в другие организации).
Внутренний документ — официальный документ, не вы-ходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное ре-шение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету ма-териальных и денежных средств, оборудования, внутренняя слу-жебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние до-кументы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцеля-рию также проходят внутренние документы, порождающие исхо-дящие документы.
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
Входящие документы
Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Рисунок 6.1). Там они подвергаются экспедиционной об-работке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые доку-менты и документы с пометкой «лично» передаются по назначе-нию. В организации (учреждении) обязательно составляется пе-речень нерегистрируемых документов, который ежегодно пере-сматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
» Документы на имя руководителя и без указания кон-кретного адреса;
» Документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются в канцелярию, вто-рого потока — в структурные подразделения. При централизован-ной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии произ-водят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учрежде-ния) и в структурные подразделения организации.
Руководству организации (учреждения) передаются доку-менты вышестоящих органов управления и документы, содержа-щие информацию по важнейшим вопросам деятельности органи-зации (учреждения). Остальные документы передаются руково-дителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.
При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экс-педиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются по-очередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.