18 Март 2011

Делопроизводство




ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ» И ЕГО РАЗВИТИЕ
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в дело-производстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в об-ласти управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны тео-ретические обоснования главных положений рациональной орга-низации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направ-ление документов непосредственному исполнителю, регламента-цию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разра-ботана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых прин-ципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил доку-ментации и документооборота». В проекте были изложены пра-вила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля от-правки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «дви-жения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвер-жденная в 1988 году «Государственная система документацион-ного обеспечения управления. Основные положения. Общие тре-бования к документам и службам документационного обеспече-ния» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-83. «Де-лопроизводство и архивное дело, термины и определения», уста-новил определение понятия «документооборот — движение до-кументов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ (УЧРЕЖДЕНИИ)
Организация работы с документами — организация докумен-тооборота, хранения и использования документов в текущей дея-тельности учреждения.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он опре-деляет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и исполь-зования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота яв-ляются:
» оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
» максимальное сокращение инстанций прохождения до-кумента (каждое перемещение документа должно быть оправ-данным, необходимо исключить или ограничить возвратные пе-ремещения документов);
» порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — воз-можность централизованного выполнения однородных техноло-гических операций.
Основой структуры любого документооборота является до-кумент. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблю-дения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота — это правила, в соот-ветствии с которыми должно происходить движение доку-ментов. Организация документооборота объединяет всю после-довательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью дело-производства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).
Порядок прохождения документов и организация всех опе-раций при работе с ними должны быть регламентированы инст-рукцией по делопроизводству в организации (учреждении) и та-белем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и доку-ментооборот уровня структурного подразделения. В центра-лизованный документооборот входит вся документация, подле-жащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документо-оборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представ-лен организационно-распорядительной документацией, а доку-ментооборот уровня структурного подразделения — специализи-рованной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организа-ционно-распорядительные документы).