18 Март 2011

Делопроизводство




9. Справки и другие документы, относящиеся к данному ра-ботнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работ-ника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Таким образом, составление и оформление кадровой доку-ментации — одна из наиболее важных сторон деятельности кадро-вой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодатель-ства по архивному делу и нормативных документов по оформле-нию кадровой документации.
СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Первичные учетные документы. Все хозяйственные опе-рации, проводимые организацией, должны оформляться оправда-тельными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгал-терский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифициро-ванных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны со-держать следующие обязательные сведения:
» наименование документа;
» дату составления документа;
» наименование организации, от имени которой составлен документ;
» содержание хозяйственной операции;
» измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении;
» наименование должностей лиц, ответственных за со-вершение хозяйственной операции;
» операции и правильность их оформления;
» личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные опера-ции с денежными средствами, подписываются руководителем ор-ганизации и главным бухгалтером и уполномоченными ими на то лицами.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправ-ления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подпи-сями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы могут состав-ляться на бумажных и машинных носителях информации. В по-следнем случае организация обязана изготовлять за свой счет ко-пии таких документов на бумажных носителях для других участ-ников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Регистры бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систе-матизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Регистры бухгалтерского учета ве-дутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных ма-шинных носителях. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тай-ной.
Контрольные вопросы к теме 5
1. Какие функциональные системы документации Вы знаете?
2. Какие способы классификации документации Вам из-вестны?
3. Каковы особенности оформления организационно-распорядительной, информационно-справочной документации?
4. Какими документами оформляется деятельность колле-гиальных органов?
5. Какие этапы работы с кадровой документацией Вы знаете?
6. Назовите системы документации, необходимые для ра-боты предприятия, организации.
7. Каковы правила выдачи дубликата трудовой книжки?
8. Назовите основные условия при заключении трудового контракта.
9. Какие документы относятся к распорядительным?

ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Основные понятия:
документооборот; принцип службы делопроизводства; организация документооборота; централизованный докумен-тооборот; документооборот уровня структурного подразделе-ния; входящий документ; исходящий документ; внутренний документ; регистрация документа; индексация документов в делопроизводстве; контроль исполнения документов; срок исполнения документа.