18 Март 2011

Делопроизводство




В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, со-ответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом пред-приятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях не-зависимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных доку-ментов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (атте-статов, дипломов, сертификатов, справок, если образование неза-конченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, вы-давшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была за-ведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, пере-воде или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке не-обходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка. Основным документом по учету персо-нала предприятия является личная карточка формы №Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные бе-рутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по ал-фавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоя-тельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фами-лий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть про-нумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хране-ния личных карточек — 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов, содержащих све-дения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие доку-менты:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный лис-ток по учету кадров содержит биографические сведения о работ-нике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предпри-ятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют ре-зюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Поме-щаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подши-ваются в личное дело работника в том случае, если они предос-тавлялись при приеме на работу или при утверждении в должно-сти.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это доку-мент, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).