18 Март 2011

Делопроизводство




В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразде-лений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного харак-тера.
Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование орга-низации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообща-ется в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за пе-риод с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).
В тексте дается описание выполненной работы, анализиру-ются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, по-следовательность изложения отчета должна соответствовать по-следовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем ор-ганизации или вышестоящим органом. К отчетам может прила-гаться пояснительная записка.
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Трудовые правоотношения предприятия с работником рег-ламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На ос-новании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода со-трудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется докумен-тацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким доку-ментам относятся:
» Трудовые контракты (договоры), заключенные предпри-ятием с работников;
» Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, пе-реводе сотрудника);
» Трудовые книжки;
» Личные карточки формы Т-2;
» Личные дела;
» Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:
» Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1);
» Личная карточка (ф.Т-2);
» Учетная карточка научного работника (ф.Т-4);
» Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);
» Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6);
» Приказ (распоряжение) о прекращении трудового дого-вора (ф.Т-8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Республики Беларусь.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы-тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 4.1):
Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраива-ется, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указыва-ются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписы-вается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным до-кументом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующим правоот-ношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бух-галтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.