18 Март 2011

Делопроизводство




Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препи-нания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк; запятая — запт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Закан-чивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указы-ваются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составля-ется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, от-правляется, а второй подшивается в дело.
Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составля-ется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, на-именование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.
Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную ин-формацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения во-просов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конфе-ренциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ор-ганизации (структурного подразделения), указание вида документа — ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).
Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня, и ос-новной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фа-милию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расши-ренное, то указывается цифрой количество участников, а пофа-мильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или указываются фамилии докладчиков.
Основная часть текста протокола строится по разделам, со-ответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО-ВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.
Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, вы-ступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе ука-зываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоко-лируются оперативные совещания, а также такой протокол до-пустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.