18 Март 2011

Делопроизводство




В констатирующей части, которая начинается с абзаца, ана-лизируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.
Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению до-кументов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).
Доверенность — документ о предоставлении права дове-ренному лицу на совершение каких-либо действий от лица до-верителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе — доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.
Официальные доверенности, выдаются представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценно-стей, совершение сделок или других действий от имени предпри-ятия. В тексте указывается должность и паспортные данные до-веренного лица, наименование организации, в которой произво-дится деятельность по доверенности, вид действий, образец под-писи лица, получившего доверенность, срок действия доверенно-сти. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (граж-данина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, по-собий и т.д. Для оформления этого вида доверенности использу-ются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, под-писи (лица, получившего доверенность, доверителя и должност-ного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действи-тельной, если в ней не указана дата выдачи.
Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один во-прос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.
Письма могут состоять из одной основной части, без пояс-нений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для за-купки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где изла-гаются мотивы создания документа, ссылки на решения выше-стоящих органов.
Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты — адресат, заголовок к тек-сту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом в рамках его компетенции. Обязательно на-носится реквизит «отметка об исполнителе». Наименование вида документа не указывается.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы — инициативные и ответные. Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать прось-бу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопро-сов. Письма-ответы — по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», на который он отвечает.
Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо — напоминание, гарантийное и др.
Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции ру-ководителей.
Телеграмма (телетайпограмма, телекс) — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам те-леграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адре-сов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допуска-ются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специ-альных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.