18 Март 2011

Делопроизводство




Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущест-венно по вопросам, связанным с организацией исполнения при-казов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь кон-кретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).
Приказ — распорядительный документ, издаваемый руко-водителем организации, предприятия, учреждения, дейст-вующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование ор-ганизации, наименование вида документа — ПРИКАЗ, место из-дания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.
Поручение — распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Справки — документы, содержащие информацию по ка-кому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и со-бытий.
Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удосто-веряющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, состав-ляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указа-ния в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указы-вается в реквизите «адресат».
Справки информационно характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на листах формата А4, которые содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и имеет заголовок, т.к. регистрируется по заголовкам. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.
Докладная записка — документ, адресованный руководи-телю данного или вышестоящего учреждения и информи-рующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.
Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направ-ляемыми руководителю структурного подразделения или учреж-дения, и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руко-водства. Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид до-кумента (докладная записка), дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководи-телем учреждения.
Объяснительная записка — документ, поясняющий со-держание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо со-бытия, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дис-циплины, невыполнение поручений).
По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному до-кументу; 2) объяснительные записки, составляемые отдельными работниками, оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.
Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт про-верки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема закон-ченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.
Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутство-вавшие при его составлении. Слово «Основание» начинает текст акта и печатается от левого поля. Далее указывается состав ко-миссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечисле-нием должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова «Присутствовали», на-печатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих.