18 Март 2011

Делопроизводство




» ведение протокола заседания;
» оформление решений коллегиального или совещатель-ного органа;
» порядок доведения решений до исполнителей;
» материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обя-зательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место состав-ления; гриф утверждения; текст; подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседа-ниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руко-водителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
Распорядительные документы — постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
Все распорядительные документы должны строго соот-ветствовать положениям действующего законодательства.
Первая стадия разработки проекта распорядительного доку-мента — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и прави-тельственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к со-ставлению его проекта. Далее документ согласовывается и под-писывается. Постановления и решения еще проходят стадию об-суждения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распоряди-тельной.
Констатирующая часть является введением в существо рас-сматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого из-дается данный распорядительный документ. В этом случае ука-зывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (за-головок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъ-яснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постанов-ляет» («постановил») — в постановлении; «решает» (решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в при-казе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зри-тельно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печа-тается текст постановляющей части.
Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкрет-ное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указы-вается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, на-пример: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое дей-ствие выражается глаголом в неопределенной форме — «подгото-вить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих измене-нию с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен иметь заголо-вок.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.
Решение — это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.
Распоряжение — распорядительный документ, издавае-мый руководителем коллегиального органа в рамках присвоен-ной должностному лицу, государственному органу компетен-ции.
Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, адми-нистрации областей, городов, районов, администрации предпри-ятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.