18 Март 2011

Делопроизводство




У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управ-ленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опре-деленной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприяти-ях независимо от формы собственности. Министерство здраво-охранения разрабатывает медицинские документы, Государст-венный комитет по статистике — формы первичной учетной и от-четной документации, Комитет по архивам и делопроизводству — систему организационно-распорядительной документации и т.д.
Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной доку-ментации — ОКУД.
Можно дать классификацию систем документации, соотно-шение которых в делопроизводстве разных учреждений неодина-ково:
» организационные документы;
» распорядительная документация;
» информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
» плановая документация;
» отчетно-статистическая;
» кадровая документация;
» бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами до-кументов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организацион-но-распорядительная управленческая документация (ОРД) за-нимает центральное место.
ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожале-нию, на практике во многих случаях различные группы докумен-тов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов доку-ментов.
Организационные документы — уставы, положения,
инструкции, штатные расписания и др.
Организационные документы реализуют нормы админи-стративного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утвер-ждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием колле-гиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
Устав — правовой акт, определяющий порядок образова-ния, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:
» наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
» местонахождение (почтовый адрес);
» предмет и цель деятельности;
» порядок образования имущества (или уставного капита-ла, выпуска и распределения акций и т.д.);
» порядок распределения прибыли;
» порядок образования учреждения (организации, пред-приятия);
» порядок управления и прекращения деятельности;
» органы управления (внутренняя организационная струк-тура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:
» для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;
» для акционерных обществ — сведения о категории вы-пускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каж-дого участника и др.
Текст устава может содержать следующие разделы:
» Общие положения.
» Акционерный капитал (уставной фонд).
» Порядок деятельности.
» Управление.
» Учет и отчетность, распределение прибыли.
» Прочие накопления.
» Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
» наименование организации — автора документа (с указа-нием министерства, ведомства вышестоящей организации);
» наименование вида документа — УСТАВ;
» дата;
» регистрационный номер, место издания (город);
» гриф утверждения (если предприятие частное, указыва-ют, кем зарегистрировано);