18 Март 2011

Делопроизводство




При этом реквизит оформляется со следующими парамет-рами форматирования: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал — точно 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы.
Например:

З.Иванова 220 88 31
тн 15.05.2003 с1-3 об-1

В кратком варианте данный реквизит может включать в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Петров 924 45 67

Реквизит 29. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: завери-тельную надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно
Инспектор отдела кадров
подпись С.А.Хлебников
07.03.2008

Допускается копию документа заверять печатью. Это необ-ходимо делать, если копию документа представляют в другие ор-ганизации или передают ее на руки. В ряде случаев законода-тельство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.), например может требоваться только нотариальное заверение.
Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направ-лении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована ис-полнителем документа или руководителем структурного подраз-деления, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо №12/06-13 от 28.01.2000
В дело № 07-06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов

Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организа-цию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.
Допускается отметку о поступлении документа в организа-цию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наимено-вание организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата посту-пления.
Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный но-ситель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель». Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, ус-танавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставля-ется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предна-значена для автоматического поиска и контроля информации.
Контрольные вопросы к теме 4
1) Какие виды бланков может иметь организация, пред-приятие?
2) Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма?
3) Где располагаются реквизиты «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации»?
4) В каких документах указывается реквизит «Справочные данные об организации»?
5) Какие способы оформления даты существуют?
6) Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации, называется …
7) Указания по исполнению документа содержатся в рек-визите …
8) Краткое изложение содержания документа формулиру-ется в реквизите …
9) Где проставляется реквизит «Гриф согласования»?
10) Где может располагаться реквизит «Визы»?
11) Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?
12) Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги (А4) для организационно-управленческих документов.
13) Где проставляются номера страниц в документах, оформленных на двух или более листах?

Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
Основные понятия:
унифицированная система документации; организаци-онно-распорядительная управленческая документация; устав; положения; инструкция; штатное расписание; структура и штатная численность; регламент; распорядительные доку-менты; решение; распоряжение; указание; приказ; поручение; справки; докладная записка; объяснительная записка; акт; доверенность; служебные письма; телеграмма; телефо-нограмма; факсограмма; протокол; программа; план; отчет; резюме; трудовые контракты; приказ по личному составу; трудовая книжка; личная карточка; личные дела; первичные учетные документы; регистры бухгалтерского учета.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отра-жается в различных документах, которые взаимосвязаны и со-ставляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функ-циональные системы документации — организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, от-ражающие деятельность органов отраслевого управления (мини-стерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выде-лять различные подсистемы документации по уровням управле-ния, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.