18 Март 2011

Делопроизводство




Наименование должности в данном реквизите может быть 3 видов: полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института государственного управления Академии управления при Президенте Республики Беларусь), видовое (ди-ректор института) или сокращенное (директор) — на документе, оформленном на бланке.
Например:

Исполнительный директор
ОАО «Партнер» подпись Н.А.Никитенко

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5-2 интервалом) в последовательности, соответствующей за-нимаемой должности, например:

Генеральный директор подпись М.А.Лисицин

Главный бухгалтер подпись Н.И.Козлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне по гори-зонтали.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии подпись Н.В.Дементьев
Члены комиссии подпись К.М.Аршинова
подпись С.П.Хитрунов
подпись В.А.Малов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактиче-ской должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За», над-пись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит 24. Гриф приложения располагают в верхнем пра-вом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института
проблем тепло- и энергообмена
15.01.2008 №319

Реквизит 25. Гриф согласования. Реквизит официального документа, применяемый при согласовании документа с иными организациями (их должностными лицами.
Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. Гриф со-гласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Гомельского
государственного университета
подпись Г.Ф.Куцев
23.04.2008

Данный реквизит оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Письмо Национальной академии Протокол заседания
наук Республики Беларусь Правления страховой
25.01.2008 №451-805 компании «Евразия»
15.02.2008 №10

Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наиме-нования должности визирующего, его личной подписи, ее рас-шифровки и даты.

Начальник юридического
отдела
подпись В.А.Петроченко
25.11.2008

При наличии замечаний по документу визу оформляют сле-дующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического
отдела
подпись А.С.Воробьев
16.10.2008

Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, также по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи долж-ностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми сред-ствами и др.
Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должно-стного лица, подписавшего документ, и его личную подпись.
Реквизит 28. Ниже реквизита «Подпись» в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исклю-чением рефераток) печатается реквизит «Отметка об исполнителе», который в полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла (на второй строке).