18 Март 2011

Делопроизводство




Как и любой другой многострочный реквизит, заголовок к тексту документа на компьютере печатают с межстрочным ин-тервалом «точно» 14 пт. По ширине данный реквизит должен за-нимать не более 73 миллиметров от левого поля документа (каж-дая строка), но в случае, когда по независящим от автора доку-мента причинам заголовок к тексту превышает 5 строк, его до-пускается продлевать до 120 мм от левого поля документа.
Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизит 20. Реквизит «Отметка о контроле» представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим долж-ностным лицом — буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; канцелярией словом или штам-пом «Контроль» на верхнем поле документа) об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков исполнения данного документа.
Реквизит 21. Текст официального документа. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой зву-козаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распоря-дительной) — решения, поручения, выводы, просьбы, предложе-ния, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, из-ложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказы-вает», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «реши-ли»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности орга-низаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия ус-тановила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
» от первого лица множественного числа («просим напра-вить», «направляем на рассмотрение»);
» от первого лица единственного числа («считаю необхо-димым», «прошу выделить»);
» от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).
Текст печатают, отступив 1,5 межстрочных интервала от ре-квизита «Заголовок к тексту» через одинарный межстрочных ин-тервала с абзаца (отступ первой строки абзаца 1,25 мм), если текст не делится на подразделы.
Реквизит 22. Отметку о наличии приложения к документу, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим обра-зом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кре-дитования на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформ-ляют следующим образом:

Приложение: письмо Комархива от 14.06.2003 №02-4/156 и при-ложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в доку-менте адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 1,5-2 интервала) без отступа от левого поля.
Реквизит 23. «Подпись» реквизит документа, представ-ляющий собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними).