18 Март 2011

Делопроизводство




Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут высту-пать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структур-ного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции
Республики Беларусь
Управление систематизации
законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в да-тельном падеже, например:

Генеральному директору
ЗАО «Минскводоочистка»
Петрову В.И.

Если документ отправляют в несколько однородных органи-заций или в несколько структурных подразделений одной орга-низации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Брестской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последо-вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наиме-нование, затем почтовый адрес, например:

Научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Черкасский пер, д.2,
220000, г. Минск

При адресовании документа физическому лицу сначала также указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12
236264 г.Липки
Киреевский р-н Гомельской обл.

Реквизит 17. «Гриф утверждения» реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТ-ВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини-циалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Белорусский текстиль»
подпись И.В.Аненков
12.02.2001

При утверждении документа коллегиальными органами, по-становлением, решением, приказом, протоколом гриф утвержде-ния состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания общего собрания акционеров
15.08.2001 №14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя
Правления банка
30.09.2001 №54

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля.
Как правило, документ утверждается в том случае, если он пописан должностным лицом, не имеющим достаточных полно-мочий для того. Чтобы положения документа стали обязательны-ми для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.
Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись».
Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и со-держащей принятое им решение.
Резолюция пишется на документе в правом верхнем углу над текстом соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например:
И.А.Медведевой
В.Н.Егорову
Прошу подготовить проект гене-рального соглашения
с фирмой «Заречье» к 13.02.2001

Смирнов
21.01.2001

Допускается оформление резолюции на отдельном листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией.
Реквизит 19. «Заголовок к тексту» реквизит документа, кратко излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Акт ревизии;
(кому?), например:
Должностная инструкция секретарю-референту.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 10 строк, заголо-вок можно не составлять.
Заголовок располагают без отступа от левого поля над тек-стом, отступив от надписей бланка 1,5-2 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 150 знаков и не более 28 машинописных знаков в одну строку (соответственно, заголо-вок не будет более 5 строк).