18 Март 2011

Делопроизводство




30 80
17 73 8-10

3 8 297
17 2 1 3
2 4
17 2 5, 5, 7 15, 16, 17, 24
12 8, 10
8 9
6 11, 12 18
6 13
6 14
4
17
20 19
21
22,
23, 27
25, 26
28, 29
20
30 32 31

42
210
Рисунок 3.2 Схема расположения и размеры реквизитов органи-зационно-распорядительных документов

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального от-деления, представительства, структурного подразделения органи-зации указывают в том случае, если оно является автором доку-мента, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орга-низацию.
Внутренние документы оформляются чаще всего без ис-пользования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.
Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя оформляют в со-ответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, дейст-вующими на территории Республики Беларусь.
Реквизит 09. На бланке для письма ниже реквизитов «На-именование организации» и «Наименование структурного под-разделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуни-кационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, теле-факса, с включением кода автоматической междугородней (меж-дународной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).
На общем бланке на этом месте располагают реквизит «На-звание вида документа».
Реквизит 10. Название вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам доку-ментов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наимено-вание вида документа не указывают.
Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий ука-занное на документе время его создания и (или) подписания, ут-верждения, принятия, согласования, опубликования.
Датой распорядительного документа является дата его под-писания или утверждения, для протокола — дата заседания (при-нятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следую-щей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансо-вых и нормативных правовых актов можно использовать словес-но-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2008 г.
Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмот-рению организации индексом структурного подразделения, ин-дексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями, например, 01- 07/5.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, на-пример, 90/97.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату до-кумента включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма (т.е. текст письма нет необходимости начинать «На Ваше письмо №… от… даем ответ…»).
Реквизит 14. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Реги-страционный индекс».
На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего докумен-та».
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наиме-нование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или из-дания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.
Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к документу. Ре-квизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей до-кумента. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, кон-фиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить дан-ными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной ин-формации. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т.д.