18 Март 2011

Делопроизводство




» познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;
» научиться оформлять документы в соответствии с суще-ствующими правилами и требованиями к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов;
» получить общее понятие о современном состоянии и пе-редовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА
Основные понятия:
делопроизводство; документоведение; документы; ГСДОУ; ОКУД.

В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, кон-троля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их реше-ния, в частности с помощью объектов, содержащих информацию — документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.
Документоведение сравнительно молодая научная дисцип-лина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г.Митяев разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР», а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х — на-чалу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных ис-следованиях в этой области, а также в подготовке высококвали-фицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.
Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с доку-ментами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Документоведение — научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
» закономерности образования документов;
» способы их создания;
» становление и развитие систем документации, склады-вающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документаци-онного обеспечения управления.
Сама же организация документных работ: создание, изго-товление, прием, регистрация документов, их распределение и контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов — предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы ис-пользуется термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления». Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих науч-ных дисциплин — архивоведения, источниковедения, информаци-онных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка — ис-торическим источником, для специалиста в области управления — средством фиксации и передачи управленческих решений. В от-личие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом докумен-товедения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области докумен-товедения и архивоведения: «Документ; документированная ин-формация: зафиксированная на материальном носителе инфор-мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Причина появления любого документа — необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к ин-формации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
» это может быть отдельный документ;
» система документов (документы, применяемые в опре-деленной сфере деятельности);
» вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.