18 Март 2011

Делопроизводство




Если в тексте документа имеются примечания или выделен-ная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относя-щийся к ним текст через межстрочный интервал «точно» 14 пт.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.
Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор ре-квизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом рас-положенных в документе, составляет «формуляр» этого доку-мента. Формуляры, характерные для определенного вида доку-ментов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Реквизиты управленческих документов:
01 — Государственный герб Республики Беларусь;
02 — эмблема организации или товарный знак (знак обслу-живания);
03 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
04 — код формы документа по ОКУД;
05 — наименование вышестоящей организации;
06 — наименование организации;
07 — наименование структурного подразделения;
08 — почтовый адрес отправителя;
09 — коммуникационные и коммерческие данные;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — регистрационный индекс документа;
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания;
15 — гриф ограничения доступа;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 -подпись;
24 — гриф приложения;
25 — гриф согласования;
26 — визы;
27 — печать;
28 — отметка об исполнителе;
29 — отметка о заверении копии;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп вхо-дящих документов);
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.
Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В кон-кретном документе будет только часть реквизитов, место для ко-торых очерчено графически.
Документ можно условно разделить на три части:
1. заголовочная часть документа — содержит реквизиты
1-20;
2. содержательная часть документа — содержит реквизиты 21, 22;
3. оформляющая часть документа — содержит реквизиты 23 — 32.
Расположение реквизитов приведено на рис. 3.2.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ
Реквизит 01. Государственный герб Республики Беларусь поме-щается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк
наименования организации, а на бланках с продольным располо-жением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображе-ния — не более 17 мм.
Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.
Реквизит 03. Код организации: проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для дру-гих организаций. Код служит для электронной идентификации документа.
Реквизит 04. Код формы документа проставляют на бланке по ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).
Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.
Реквизит 06. Наименование организации, являющейся ав-тором документа, должно соответствовать наименованию, закре-пленному в её учредительных документах, и указывается обяза-тельно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.