18 Март 2011

Делопроизводство




Текст документов на бланках формата А4 печатают на пи-шущей машинке через полтора межстрочных интервала или оди-нарный на компьютере, на бланках формата А5 через один меж-строчный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт. на компью-тере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применя-ется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа.
В соответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (т.е. можно применять шрифты с размером и 14, и 18 и т.д. пунктов), для органов госуправления и го-сударственных организаций, подчиняющихся Совету Министров Республики Беларусь, закреплен единый размер шрифта — 15 пунктов.
При оформлении документа на пишущей машинке рекви-зиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из не-скольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Со-ставные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «От-метка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф при-ложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом (на машинке).
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
При оформлении документа на компьютере реквизиты до-кумента (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласова-ния», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» от-деляются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:

СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный

СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 пт
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата

Название вида документа печатают прописными буквами.
При наличии в документах нескольких подписей, распола-гаемых одна под другой, наименования должностей и расшиф-ровку подписей разделяют полуторным или двойным межстроч-ным интервалом.

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на ком-пьютере:
0 — граница левого поля;
1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.
От границы левого поля (без отступа первой строки) пе-чатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об испол-нителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения дос-тупа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в пра-вом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки на-именования должности.
При наличии нескольких грифов согласования и утвержде-ния их располагают на одном уровне вертикальными рядами, на-чиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.