18 Март 2011

Делопроизводство




Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов, а обязательные для конкретного вида документа реквизиты указаны в Примерной инструкции по делопроизводству).
При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкно-венной, газетной гарнитуры.
Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кег-ля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.
Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.
Бланки разрабатываются на основе углового или продольно-го варианта расположения реквизитов, флаговым или центрован-ным способом.
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны вы-ходить за пределы 73 мм по горизонтали.
При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
При флаговом способе — каждая строка реквизита начина-ется от левой границы зоны расположения реквизитов.
При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Каждая организация должна разрабатывать и применять ус-тановленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для пись-ма.
На общем бланке могут оформляться такие распорядитель-ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы положения, инструкции и др.
Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов.
Допускается изготовление специальных бланков для кон-кретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в тех случаях, когда этих документов в орга-низации создается более 200 в год.
На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.
Выбор вида бланка. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изо-бражением Государственного герба Республики Беларусь» и За-коном Республики Беларусь от 5 июля 2004 г, № 301-3 «О госу-дарственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки). Бланки доку-ментов разрабатывают на основе продольного расположения рек-визитов на двух языках.
Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.
Для письма применяется бланк только с продольным распо-ложением реквизитов на двух языках для всех организаций неза-висимо от формы собственности.
Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
Допускается тиражирование средствами оперативной поли-графии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Спи-сок на рассылку такого документа хранится в деле вместе с под-линником или копией разосланного письма.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором простав-ляются учетные порядковые номера, а при необходимости серии этих номеров.
Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, блан-ков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ