18 Март 2011

Делопроизводство




» Примерной инструкции по делопроизводству в министер-ствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предпри-ятиях Республики Беларусь (утверждена приказом пред-седателя Комитета по архивам и делопроизводству Рес-публики Беларусь от 23.05.1995 г. №13) — применяется в организациях всех форм собственности, на ее основе каждая организация разрабатывает собственную ло-кальную инструкцию по делопроизводству;
» Инструкции по оформлению документов с использовани-ем компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по ар-хивам и делопроизводству при Совете Министров Рес-публики Беларусь от 24.07.2003 г. №27);
» СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле-нию документов» (стандарт введен в действие с 01.07.2005 г.).
Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организа-ционно-распорядительные документы (далее — документы), которые подразделяются на три группы:
организационные положения, уставы, инструкции, правила и др.;
распорядительные приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;
справочно-информационные акты, докладные и объясни-тельные записки, письма и др.
Необходимо отметить, что положения, содержащиеся в СТБ, зачастую не отличаются четкостью и допускают многовариант-ность в оформлении, положения же Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий четки и конкретны, однако применяются лишь в государственных органах и государственных организациях, подчиненных Совету Ми-нистров.
Примерная инструкция по делопроизводству была разрабо-тана еще в 1995 году на основе действовавшего тогда стандарта СТБ 6.38-1995. В связи со вступлением в силу нового стандарта СТБ 6.38-2004 в настоящее время разрабатывается новая редакция Примерной инструкции по делопроизводству, так что пока еще возможны некоторые неувязки и противоречия в требованиях к оформлению документов, содержащихся в СТБ и Примерной инструкции.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с вос-произведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие ин-формации и повышает культуру управленческого труда.
На бланках изготавливают только первую страницу доку-мента, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148х210мм). Выбор формата бланка при изго-товлении документа зависит от характера и объема текста. Наи-более широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).
Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.
В соответствии с СТБ 6.38-2004 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое 30 мм, правое не менее 8 мм, верхнее и нижнее не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении до-кументов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.
Для органов государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных тех-нологий даны уже более четкие размеры полей документа: формат А4 (210×297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем формат А4 и формат А5 (148×210 мм); при этом поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое 30 мм, правое 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого до 8 мм (когда текст не вмещается).
Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.