18 Март 2011

Делопроизводство




Наиболее полным общеотраслевым документом, регламен-тирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам доку-ментационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33.
Примерная инструкция по делопроизводству в министерст-вах, госкомитетах и других центральных органах управления, уч-реждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь утверждена приказом Государственного комитета по архивам и де-лопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г.
Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформле-ния, а также особенности подготовки отдельных видов докумен-тов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В ней расписана процедура организации документо-оборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения доку-ментов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенк-латуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.
Данная инструкция отражает практически все вопросы ор-ганизации делопроизводства. Она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, но ею могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Положения, за-крепленные в инструкции, могут быть использованы при разра-ботке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Правильное, документационное обеспечение работы в уч-реждении основывается на соответствующей нормативно-методической базе — комплексе правовых документов организа-ционного, инструктивного, методического характера. Норматив-ные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих зако-нодательных и нормативных актов.
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Унификация документов — установление единого ком-плекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных тек-стов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.
Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:
» форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
» системы документации;
» тексты документов;
» виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандар-тизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, сни-жения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного ис-пользования оргтехники.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
В делопроизводстве существуют единые требования и пра-вила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Контрольные вопросы к теме 3
1. Какой государственный орган выполняет функции управления в области делопроизводства, и каковы эти функции?
2. Какими нормативно-методическими документами рег-ламентируется современное делопроизводство?
3. Каким документом регламентируется делопроизводство в органах исполнительной власти?
4. Какой стандарт устанавливает единые требования к ор-ганизационно-распорядительным документам?
5. Какие единые системы документации Вы знаете?
6. В каком документе закреплены требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел?

ТЕМА 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Основные понятия:
Организационные документы; распорядительные доку-менты; справочно-информационные документы; бланк до-кумента; формат документа; поля документа; гербовый бланк; учет гербовых бланков; общий бланк; бланк для письма; стандартные положения табулятора; реквизиты ор-ганизационно-распорядительных документов.

Как уже говорилось ранее, основные требования к порядку оформления служебных документов изложены в нескольких ос-новных нормативных документах и стандартах, в частности в: