18 Март 2011

Делопроизводство




Сами организации имеют право заверения документов, соз-дающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).
Копии заверяются руководителем организации или уполно-моченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или заведующим канцелярией). Заверенные копии, на-правляемые в иные организации, удостоверяются печатью.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ
Документ, который создан в обществе, входит в соответст-вующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему до-кументации. До настоящего времени в документоведении не су-ществует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.
Важнейшим признаком для классификации документов яв-ляется его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятель-ности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгал-терскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стан-дарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подго-товленные на множительных аппаратах, напечатанные на персо-нальных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодоку-менты.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рас-сматривается один вопрос, в сложных документах освещается не-сколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлин-ные и подложные. Подлинные документы бывают действитель-ные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими пра-вовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По происхождению документы классифицируют на слу-жебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информа-ционные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивиду-альные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформле-нии документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по ана-логии.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его состав-ления в правую часть листа.
Таблица — документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересе-чении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, по-зволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.