18 Март 2011

Делопроизводство




Одной из важнейших задач современного управления явля-ется рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процес-сов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и не-качественными решениями, столь существенны, что качественная организация этих процессов становится первостепенной. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организа-ции работы с документами зависит эффективность работы учре-ждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой доку-ментации осуществляется планирование, финансирование, рас-порядительная деятельность аппарата управления, ведется бух-галтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказа-тельством фактов.
Роль документов в различных областях деятельности чело-века трудно переоценить.
Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. До-кументы являются руководящими актами для нижестоящих орга-нов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяй-ственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рас-смотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.
В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.
Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие структурных подразделений, организаций, предприятий, фирм. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учре-ждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью доку-ментов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по кадрам (личному составу), отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового Кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практи-ческое значение и после окончания строительства или снятия из-делия с серийного производства и выполнения других работ, по-этому хранится в технических архивах. Для эксплуатации раз-личного оборудования также необходимо наличие технической документации.
Таким образом, по мнению специалистов, документ пред-ставляет собой результат отображения фактов, событий, предме-тов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графи-ки, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготов-ляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управлен-ческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:
» получить представление о современных подходах к ор-ганизации делопроизводства;